Rejestracja klienta
NIP/VIES, dane rozliczeniowe, osoby kontaktowe, limit kredytowy i termin płatności.
ORDER-TO-CASH · 25 ETAPÓW
Pełny proces transportowy, od pierwszego zapytania do zamknięcia rentowności.
Każdy krok ma właściciela, wymagane dane, warunek przejścia i dowód wykonania. Model nie pozwala „przepchnąć” zlecenia, gdy brakuje krytycznego dokumentu, czasu kierowcy lub potwierdzenia dostawy.
MAPA A–Z
Jeden przepływ informacji, wiele odpowiedzialności.
Przyjęcie zapytania
Miejsce, okno czasowe, ładunek, masa, palety, temperatura, typ pojazdu i wymagania dodatkowe.
Klasyfikacja ładunku
Chłodnia, cysterna, plandeka; ATP, ADR, SENT, higiena, zakaz łączenia lub specjalne zezwolenie.
Kontrola wykonalności
Dostępność zestawu i kierowcy, termin, czas pracy, dokumenty, trasa oraz ryzyko.
Plan trasy
Kilometry płatne i puste, myto, parkingi, zakazy, promy i zapas czasowy.
Kalkulacja kosztu
Paliwo, kierowca, leasing, serwis, myto, administracja, ryzyko i waluta.
Ustalenie ceny
Minimalna stawka/km płatny, marża, dopłata paliwowa i próg zgody kierownika.
Oferta i negocjacje
Wersjonowanie ceny, zakresu, terminu, odpowiedzialności, płatności i wyłączeń.
Przyjęcie zlecenia
Porównanie zamówienia z ofertą; wykrycie zmiany trasy, masy, terminu lub wymogów.
Rezerwacja zestawu
Przypisanie ciągnika i właściwej naczepy z kontrolą ich statusu oraz terminów.
Rezerwacja kierowcy
Sprawdzenie karty, uprawnień, ostatnich aktywności, odpoczynku i dyspozycyjności.
Kontrola czasu pracy
Symulacja jazdy, przerw, innej pracy, odpoczynku, powrotu i marginesu ETA.
Pakiet dokumentów
CMR/WZ, licencja i wypis, ATP/ADR/SENT, instrukcja, ubezpieczenie i dane odbiorcy.
Kontrola przedwyjazdowa
Opony, światła, płyny, AdBlue, tachograf, agregat, plomby, sprzęt i usterki.
Załadunek
Ilość, masa, temperatura, czystość, zabezpieczenie, plomby, zdjęcia i podpisy.
Start transportu
Potwierdzenie wyjazdu, ETA, aktywacja monitoringu i pierwsza aktualizacja klienta.
Monitoring realizacji
GPS, czas pracy, postoje, spalanie, temperatura, myto i prognoza dostawy.
Obsługa wyjątku
Opóźnienie, korek, awaria, szkoda, temperatura, odmowa odbioru lub brak dokumentu.
Dostawa
Okno rozładunku, kontrola odbiorcy, zastrzeżenia, podpis i raport temperatury.
POD i zwrot dokumentów
Skan CMR/POD, zdjęcia, czytelność podpisów, daty, pieczęcie i potwierdzenie palet.
Kontrola dokumentów
Kompletność, poprawność i zgodność z warunkami zlecenia; lista braków do wyjaśnienia.
Rozliczenie kierowcy
Czas, wydatki, parkingi, paliwo, delegacja, dokumenty i ewentualne naruszenia.
Koszt rzeczywisty
Porównanie planu z paliwem, mytem, kilometrami, czasem i kosztami dodatkowymi.
Faktura i płatność
Faktura w PLN/EUR, termin, monitoring należności, różnice kursowe i windykacja.
Zamknięcie i KPI
Marża, terminowość, puste km, spalanie, kompletność dokumentów i wnioski.
STATUSY I BRAMKI
Zmiana statusu jest decyzją, a nie tylko kliknięciem.
Przed planowaniem
- zweryfikowany klient i ładunek
- zaakceptowana cena
- brak blokady płatniczej
Przed wyjazdem
- ważne dokumenty pojazdu i kierowcy
- legalny plan czasu pracy
- kompletny pakiet transportowy
Przed fakturą
- zweryfikowany CMR/POD
- zamknięte koszty dodatkowe
- wyjaśnione zastrzeżenia odbiorcy
Zasada: wyjątek jest dopuszczalny tylko z opisem przyczyny, decyzją uprawnionej osoby, datą oraz dokumentem potwierdzającym.
OBIEG DOKUMENTÓW
Dokument powstaje raz, ale pracuje w wielu etapach.
| Dokument | Tworzy / dostarcza | Sprawdza | Warunek zamknięcia |
|---|---|---|---|
| Zapytanie i oferta | Klient / handlowiec | Handel, controlling | Zaakceptowana wersja i cena |
| Zlecenie transportowe | Klient / handel | Dyspozytor | Zgodność z ofertą |
| CMR / e-CMR | Nadawca / kierowca | Administracja | Podpisy, daty, brak niewyjaśnionych zastrzeżeń |
| ATP / ADR / SENT | Compliance | Dyspozytor i kierowca | Ważność dla ładunku, pojazdu i trasy |
| POD i raporty | Kierowca / odbiorca | Administracja | Czytelny dowód dostawy |
| Faktura | Księgowość | Finanse | Zgodność ze zleceniem i walutą |
NASTĘPNY KROK